Da li ste ikada upoznali osobu koja radi u punom kapacitetu dok je prekidaju na svakih 30 minuta? Nisam ni ja.
U stvarnosti, da bih kvalitetno radila svoj posao (kreiranje content strategije), potrebno mi je vreme. Vreme kada ću se posvetiti poslu i kada me niko neće prekinuti u tome. Isto tako, moj posao zahteva da budem uključena u niz projekata – od pokretanja, preko sinhronizacije do retrospektive. Dodajte to mojim redovnim sastancima sa timom, plus sastanke “jedan na jedan” i nije teško zaključiti da mi ne ostaje mnogo vremena za kreiranje strategije.
Ispostavilo se da nisam bila jedina osoba u firmi koja ima problem sa prevelikom količinom sastanaka. Jer nedavno je cela kompanija uradila eksperiment koji smo nazvali Get Stuff Done (GSD).
Otkazali smo sve sastanke na nedelju dana. Ideja je bila da prelaskom na asinhronu komunikaciju ljudi imaju više vremena da se posvete svojim zadacima.
Tokom GSD nedelje, rukovodstvo je predložilo svim zaposlenima da i svoje interne sastanke i komuniciraju asinhrono. Sve svoje zahteve delili su putem Slacka, tako da su svi znali šta mogu da očekuju.
Na primer:
- Umesto svojih nedeljnih “jedan na jedan” sastanaka, konsolidovala sam pitanja za svoju menadžerku i poslala joj ih direktnom porukom na Slacku.
- Svi članovi tima apdejtovali su svoje projekte u relevantnim Asana taskovima.
- Umesto jednokratnog poziva, zainteresovane strane su podelile svoja razmišljanja (i komentare) u Coda dokumentu.
- Umesto sastanka za početak novog projekta, naš prodžekt menadžer je poslao Slack poruku u kojoj je podeljena projektna povelja, tajmlajn i naredni koraci.
Još jedna važna stvar: pre GSD nedelje, svako je sebi postavio i lične ciljeve. Neki timovi su čak javno podelili svoje ciljeve ne bi li bili odgovoriniji prema sebi.
Da li smo uspeli?
Svake nedelje obično provedem između šest i deset sati na sastancima. Nemojte me pogrešno shvatiti – mnogi od tih sastanaka su produktivni, pa čak i neophodni, ali vreme koje mi je vraćeno je ogromna stvar. Uspela sam da uradim tonu posla i završim neke stvari u vezi sa aplikacijom koje sam odlagala.
Koliko sam mogla da primetim, nedelja bez sastanaka je imala još veći uticaj na menadžere, koji ponekad provedu pola nedelja (ili više) na sastancima. Evo šta je moja menadžerka, Kejtlin, rekla o tome:
„Upravljam timom velikog kapaciteta od šest ljudi, tako da mojim kalendarom obično preovlađuju Zoom pozivi. Najiznenađujuće mi je što, iako nismo imali sastanke, nisam se osećala odvojeno od svog tima – svi smo još uvek radili i komunicirali, samo na drugačiji način.
Umesto da samo dodajem nove zadatke u svoje kratke periode između Zoom poziva, uspela sam da se fokusiram na svoje odgovornosti koje zahtevaju dublje razmišljanje, kao što su dugoročna strategija i timsko planiranje.
Nedelja bez sastanaka dala nam je prostora za više radoznalosti i eksperimentisanja, ohrabrujući nas da sagledamo probleme koje pokušavamo da rešimo iz drugog ugla. Za nas nedelja bez sastanaka nije bila besmislena.”
Pročitaj i: Zašto kraća radna nedelja nije bila dobro rešenje u mojoj firmi
Anketa koja je sprovedena među zaposlenima samo je potvrdila ovu priču:
- 80% ispitanika bi želelo da se nedelja bez sastanaka ponovi u budućnosti.
- 80% ispitanika je postiglo svoje ciljeve za ovu nedelju.
- 89% ispitanika smatralo je da je komunikacija tokom GSD nedelje bila približno efikasna kao i tokom uobičajene nedelje.
Istraživanje je takođe pokazalo da je 56 odsto učesnika otkazalo 1-5 sati sastanaka, a 26 odsto je otkazalo 5-10 sati. To znači 1.000-3.000 sati (!) ušteđenog vremena za sastanke u celoj kompaniji — za samo nedelju dana. S obzirom na to koliko nas ti sastanci mogu koštatii, to je ogromna ušteda.
Kako nedelja bez sastanaka može da bude uspešna
Postavite ciljeve. Ako imate jasne ciljeve za ono što treba da postignete tokom GSD nedelje, mnogo je veća verovatnoća da ćete te sate iskoristiti produktivno.
Promenite način komunikacije. Nedelja bez sastanaka nije nedelja bez komunikacije. Pre nego što počnete, shvatite koje asinhrone kanale ćete koristiti za obavljanje koje vrste posla.
Otkrijte koji sastanci su zaista važni. Jedan od ciljeva GSD nedelje je da se utvrdi koji sastanci su zaista korisni.
Nisu svi sastanci loši. Neki nisu samo korisni već i neophodni. Naročito ako radite remote, važno je da ponekad imate face to face kontakt sa kolegama. Za sastanke koji ostaju u vašem kalendaru — pobrinite se da ih iskoristite maksimalno.
Izvor: Fast Company, ELLIE HUIZENGA—ZAPIER
Foto: Nastuh Abootalebi on Unsplash
