Radni dan je započet kreiranjem dnevnog plana, ali kako sati prolaze, imate utisak da se ne odvija sve onako kako ste zamislili. Iznenadne obaveze koje niste očekivali, dodatni sastanci sa kolegama i nemogućnost fokusiranja na određeni zadatak je scenario na koji ste već navikli. Često imate utisak da gubite kontrolu nad vašim svakodnevnim obavezama, što se na kraju negativno odražava na vašu karijeru i motivisanost poslom. Kako zaustaviti vrtlog u kome se nalazite i radni dan učiniti smislenijim i efikasnijim?
Uprkos različitim industrijama i profesijama, postoji univerzalna strategija koja vam može pomoći da povećate produktivnost na radnom mestu i budete organizovaniji. Uz nekoliko praktičnih saveta, naučite kako da upravljate vremenom i unapredite vaše organizacione sposobnosti.
Fokusirajte se na prioritete
Multitaskovanje je veština koja se u današnjem biznis svetu izuzetno ceni, ali možda ne treba uvek po svaku cenu njome da se služite. Napravite selekciju najvažnijih zadataka i odaberite onaj čiji rok je najkraći, kako biste mu se maksimalno posvetili. Kada smo fokusirani na nekoliko različitih frontova, energija se lako rasplinjuje, a kao rezultat često imamo rešenja lošijeg kvaliteta. U tom slučaju, produktivnost se naglo smanjuje, a nezadovoljstvo poslom raste. Pokušajte da budete posvećeni jednom zadatku, i tek kada ga rešite, pređite na drugi. Ukoliko ste zatrpani zahtevima, probajte da delegirate neki od projekata drugim članovima tima, zarad kvalitetnog i idelnog rešavanja problema.
Prilagodite radni prostor potrebama
Kancelarija je mesto u kome provodite mnoštvo sati, zato je važno da prostor učinite što prijatnijim i praktičnijim. Pobrinite se da bude izlovan od buke kako biste nesmetano mogli da obavljate radne zadatke, a dobro razmislite i o odabiru nameštaja. Komforna stolica predstavlja jedan od najvažnijih činilaca svakog kancelarijskog prostora, stoga ne štedite na kvalitetu. Kako biste olakšali svakodnevne obaveze, odaberite računar koji može da podrži vaše operacije i zadatke koje obavljate, a ne zaboravite na štampač i odgovarajući papir za kopiranje. Kada je reč o dekoraciji prostora, dokazano je da prisustvo biljaka pozitivno utiče na produktivnost, stoga ne zaboravite da ozelenite vaše mesto za rad.
Priuštite kvalitetnu pauzu
Svakome je tokom napornog radnog dana potreban predah, a preporučuje se da uz glavnu pauzu za ručak, praviti i više kratkih u trajanju od svega nekoliko minuta. Potrudite se da u tom periodu ne razmišljate o poslu, okružite se ljudima koji vam prijaju i uradite nešto što vas opušta. Bez obzira da li je reč o kvalitetnom obroku, kratkim vežbama istezanja ili jednostavno udisanju svežeg vazduha napolju. Neprekidno sedenje za računarom može da rezultira preranim umaranjem i gubljenjem koncentracije, što automatski smanjuje produktivnost. Kratah predah vratiće vam izgubljenu energiju i usmeriti vas na predstojeće zadatke.
Sačinite listu dnevnih obaveza
Jedna od korisnijih alatki za povećanje produktivnosti jeste sastavljanje liste dnevnih zadataka (takozvane to-do liste). Dok ispijate jutarnju kafu, razmislite o obavezama koje vas tokom dana očekuju i napravite školski raspored. Neki ljudi koriste popularne aplikacije, a neki su ipak ljubitelji klasičnog pisanog dnevnika. Ukoliko tokom dana imate previše obaveza, pokušajte da ih vremenski limitirate, odnosno da svakom zadatku posvetite određeno vreme i pokušajte da ga u zadatom roku i završite. Na taj način ćete uštedeti vreme i izbeći sagorevanje na poslu. Ne zaboravite da je u poslovnom svetu vreme dragocena roba, stoga se potrudite da ga koristite na najbolji mogući način.
Limitirajte nepotrebnu komunikaciju
Bez obzira na činjenicu da imate sjajnu komunikaciju sa kolegama, nekada nas sitni razgovori tokom radnog vremena mogu odvući od fokusa. U tim trenucima, lako se izgubi pojam o vremenu, a nivo koncentracije polako opada. Kada ste usredsređeni na važan zadatak, možete slobodno pritvoriti vrata od vaše kancelarije, ili ukoliko radite u open space-u, isprobajte slušalice koje eliminišu okolne zvuke i buku. Notifikacije možete drugačije podesiti ili ih jednostavno isključiti dok ne završite sa zacrtanim obavezama.
Manjak produktivnosti na poslu je učestao problem današnjice, međutim, postoji mnogo kvalitetnih i predloga za njeno povećanje. Pratite ove proverene savete i vaš radni dan će dobiti novi smisao, a vi ćete se osećati ispunjenije i biti zadovoljniji sopstvenim angažmanom.
