Bilo da ste na samom početku svoje karijere u biznisu ili ste jednostavno u situaciji da nikada niste naučili osnove poslovne komunikacije, ovo je tekst za vas. Nakon više od 7 godina pisanja i čitanja različitih mejlova u okviru poslovnih prepiski, nagledala sam se (i načitala) zaista raznih primera. 🙂
Često mislimo da se mnoge stvari u poslovnoj komunikaciji podrazumevaju i zato zaboravljamo da nekome prenesemo osnove. Upravo zbog toga, dešava se da dobijamo “prazne” mejlove (čak i od osoba koje su već godinama u biznisu), poslovne biografije sa mejlova poput [email protected], neprimerene reči, poslovne tajne u samoj sadržini mejla, i tome slično.
Kao neko ko je značajan deo svoje dosadašnje karijere i edukacije posvetio upravo segmentu komunikacija, odlučila sam da napišem ovaj tekst kao niz saveta proisteklih iz ličnog iskustva i dosadašnjeg stečenog znanja – kako bih nekome drugome olakšala proces komunikacije na poslu, odnosno kako ne bi svi morali da uče na greškama (za koje možda ni ne znaju da ih prave).
Pa da krenemo…
Šta svaki poslovni mejl treba da sadrži?
Za početak, važno je napomenuti da sam stil i ton komunikacije umnogome zavisi od toga u kojoj, odnosno kakvoj kompaniji radite, kakav utisak želite da ostvarite i da li ste već bili u komunikaciji sa osobom, odnosno osobama sa kojima komunicirate u okviru konkretne prepiske.
Šta god da je u pitanju, kada bismo pojednostavili stvari, možemo reći da svaki poslovni mejl treba da sadrži sledeće:
- oslovljavanje osobe kojoj se obraćamo
- osnove poslovnog bontona
- jasnost i direktnost u komunikaciji
- sadržaj mejla (ne, nije ok poslati prazan mejl samo sa prilogom)
- potpis na kraju mejla sa osnovnim informacijama
Možda se neko neće složiti sa ovom listom. Možda će je neko zaboraviti čim je pročita. Zato, hajde da objasnimo i zašto su se baš ovi elementi našli ovde. 🙂
Oslovljavanje osobe kojoj se obraćamo
U idealnoj situaciji znamo kojoj tačno osobi šaljemo mejl i obraćamo se direktno njemu ili njoj. To bi značilo da na samom početku mejla istaknemo ime te osobe kao npr. “Draga Milice” ili “Poštovani Nenade”.
Što se tiče toga da li koristiti “Dragi” ili “Poštovani” (ili nešto treće), ne postoji striktno pravilo i u praksi ćete naići na različite primere. Neki opšti savet bi bio da obraćanja sa “ćao”, “draga”, “hej”, čuvate za manje formalnu komunikaciju. Kada prvi dobijete mejl od te osobe ili odgovor na vaš prvi mejl, možete se usaglastiti sa stilom komunikacije te osobe – kako oni, tako i vi.
Ukoliko nije slučaj da znamo kojoj se osobi direktno obraćamo, recimo šaljete CV ili poslovnu ponudu, sasvim je u redu započeti mejl sa čuvenim “Poštovani”. I u tom slučaju možete biti specifičniji – recimo pominjanjem same kompanije “Poštovani predstavnici kompanije X” ili sektora u kompaniji kom se obraćate “Poštovani predstavnici marketing departmana” (kako bi osobe koje čitaju mejl znale kome treba da proslede isti).
Ovo obraćanje možete, ali ne morate da zadržite u nastavku prepiske, odnosno u svakom narednom mejlu, ali je važno da prvi mejl, odnosno prvo obraćanje sadrži ovaj element. Na ovaj način pokazujete određenu dozu poštovanja, ali i smanjujete mogućnost da poruka ode na pogrešnu adresu.
Još jedna stvar koja se često podrazumeva, a opet toliko često dešava u biznisu – apsolutno izbegavajte da pošaljete jedan mejl na više adresa koje ćete staviti u bcc. Postoje razlozi kada se koriste cc i bcc polja u poslovnoj komunikaciji i, ukoliko vam nije najjasnije koje su to situacije, obavezno iščitajte par saveta na Google-u pre nego što se upustite u to.
Ukratko:
- oslovite osobu kojoj se obraćate na samom početku mejla;
- koristite “poštovani” ako niste sigurni u ton komunikacije u toj kompaniji;
- ne koristite olako bcc polje za slanje istog mejla na više adresa
Osnove poslovnog bontona
Možda ćete se zapitati da li je zaista važno da istaknemo da je potrebno poštovati osnove pristojne komunikacije – iz iskustva, rekla bih da je potrebno. 🙂 Ukoliko niste sigurni šta to tačno podrazumeva, kucajte na Google-u “poslovni bonton” ili neku sličnu frazu, iščitajte par tekstova, pa se bacite na pisanje mejlova.
Činjenica je da neke kompanije zastupaju stavove o manje ili više formalnoj komunikaciji unutar iste. Na primer, u IT kompanijama ćete danas često naići na obraćanje sa “ti”, neformalnije pozdrave i prijateljski ton komunikacije. Za neke korporacije i dalje važi strogo pravilo obraćanja sa “Vi” – čak i kada je u pitanju poslovna prepiska između kolega koji sarađuju dugi niz godina. Ukoliko niste sigurni koji je slučaj u pitanju kada se obraćate nekoj kompaniji (npr. šaljete svoju radnu biografiju), preporučila bih da se držite neke osnovne ljubaznosti, dok ne dobijete odgovor od svog sagovornika, nakon čega možete da se usaglasite sa istim.
Besu, frustracijama i nepristojnim rečima svakako nije mesto u poslovnoj komunikaciji, pa tako ni u poslovnim mejlovima. Ukoliko ste nervozni ili besni, sačekajte da prođe neko vreme pre nego što se upustite u bilo kakvu komunikaciju – značiće vam tih par minuta da se smirite i bolje razmislite o tome šta biste i na koji način rekli.
Ukratko:
- držite se osnova bontona i pristojnosti u pristojnoj komunikaciji;
- usaglasite se sa tonom komunikacije sagovornika kad god je to moguće;
- sačekajte sa pisanjem mejla ako ste nervozni ili besni
Jasnost i direktnost u komunikaciji
Verujte mi na reč da je izuzetno teško da uspete u misiji sastavljanja poslovnog mejla koji će biti dužine prosečnog sastava na času srpskog jezika, a da bude iole zanimljiv i da postoji šansa da će ga neko pažljivo pročitati. U većini kompanija svakodnevnica podrazumeva čitanje zaista velikog broja poslovnih mejlova i retko ko ima vremena i dovoljno pažnje da se u toku radnog dana posveti detaljnom iščitavanju romana koji ste sa toliko volje i želje sastavljali.
Zato, sledeći put kada budete sastavljali poslovni mejl, obratite pažnju na to da budete što direktniji i jasniji – istaknite kome i zašto se obraćate, navedite kako mogu da dobiju više informacija ukoliko su zainteresovani (npr. predložite sastanak ili ostavite kontakt informacija), a ukoliko je potrebno da pošaljete veliki broj informacija, to ostavite za dokument (ili više njih) u prilogu samog mejla.
Idealno je ako mejl sadrži nekoliko kratkih pasusa iako, naravno, postoje razne specifične situacije kada to nije uvek moguće. Ipak, ukoliko se vodite time, postići ćete značajno veću efikasnost nego da ste sve što ste ikada želeli da kažete stavili u sam tekst mejla.
Ukratko:
- budite što jasniji i direktniji – često je “manje više”;
- dodatne informacija ostavite za dokument u prilogu;
Sadržaj mejla
Možda biste pomislili kada pročitate prethodnu tačku da bi idealno bilo ne napisati ništa i samo poslati npr. svoj CV u prilogu, ali zaista nije tako. 🙂 Svaki mejl treba da ima svoju sadržinu, pa makar i ona sadržala samo “Šaljem u prilogu svoj CV. Pozdrav, Tajana” – to se smatra osnovnom kulturom, a i smanjuje mogućnost nesporazuma u samoj komunikaciji.
Takođe, važno je napomenuti da uvek treba imati na umu da se poverljive informacije ne dele tako lako i sa svakim, naročito kada su pitanju poslovne tajne kompanije, podaci o budžetima, finansijama, zaradama i tome slično. Ako imate dozvolu da takve informacije podelite sa nekim, koristite posebne vrste zaštite koje postoje.
Dalje, možda je stvar lične preferencije, ali bih uvek preporučila da se ne koristi tzv. “ošišana” latinica, pogotovo u formalnijim tipovima komunikacije. Može da oda utisak da vam sama komunikacija nije važna i da niste želeli da se potrudite. Jasno je da postoje poslovi gde se većina komunikacije obavlja na engleskom jeziku, ali, ukoliko komunicirate sa nekim na srpskom jeziku, dva klika su dovoljna da ubacite u svoju prepisku i č, ć, ž itd.
Ukratko:
- svaki mejl treba da ima svoj tekst, ne samo dokument u prilogu;
- ne delite olako i sa svakim informacije koje su poverljive;
- izbegavajte “ošišanu” latinicu ukoliko komunicirate na srpskom jeziku
Potpis na kraju mejla
Ako ste nekada primili mejl od neke osobe zaposlene u određenoj kompaniji, sigurno ste primetili da na kraju mejla postoji tzv. “potpis”, odnosno osnovni podaci o toj osobi – najčešće su to ime i prezime, pozicija u kompaniji, broj telefona, adresa kompanije i tome slično.
Ovo ne znači ukoliko ste na samom početku svoje karijere i nezaposleni da treba da provedete dane kreirajući ekstra kreativne potpise za vaše mejlove (a stvarno ima raznih primera po internetu) sa sve detaljima o vašoj krvnoj grupi i datumu rođenja, već da ne zaboravite da se potpišete na kraju svakog mejla koji šaljete. Ubacite i npr. broj telefona ukoliko vam je u redu da vas ta osoba kontaktira za više informacija ili dalje dogovore i putem telefona. Viđala sam i primere gde se ubaci Skype nick ukoliko će dalja komunikacija odvijati preko Skype-a – recimo u slučaju intervjua ili poslovnog sastanka.
Možete podesiti u okviru samog mejla da se automatski pojavljuje svaki put kada započinjete novi mejl – tako sigurno nećete zaboraviti da se potpišete.
Ukratko:
- potpišite se na kraju mejla;
- neka taj potpis sadrži vaše osnovne kontakt informacije – za koje smatrate da vam je u redu da podelite
*
Za kraj, želela bih da istaknem važnu činjenicu – čime god da se bavite, sigurna sam da u okviru svog radnog dana komunicirate – bilo sa kolegama, poslovnim saradnicima, klijentima ili menadžerima. I kada ćutimo ili ne odgovaramo – mi komuniciramo. 🙂
Neka istraživanja čak pokazuju da oko 80% našeg uspeha zavisi od veština komunikaciju. Bilo da je u pitanju zaista tih 80%, manje ili više, ne dozvolite sebi da vas početničke greške u poslovnoj komunikaciju ometaju na putu ostvarenja vaših ciljeva. Sledeći put kada otvorite novi mejl, odnosno kliknete “send”, proverite da li vaš mejl sadrži sve što je potrebno.
